STRATEGI PERUSAHAAN DALAM MENYELAMATKAN KRISIS KEUANGAN
KELOMPOK 4
KHAIRUNNISA 1A113745
AJI PRAYOGA 1A113702
ALFI BUANA SAMUDRA 10113644
KATA PENGANTAR
Dengan nama Allah Yang Maha Pengasih Lagi Maha Penyayang. Puji syukur penulis ucapkan kehadirat Allah, yang telah melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan karya ilmiah ini yang berjudul, “Strategi Komunikasi Pada Perusahaan”
Penulisan karya ilmiah ini, disusun untuk memenuhi salah satu persyaratan akademis bagi mahasiswa dalam rangka penyelesaian tugas kelompok untuk teori organisasi umum.
Dalam menyelesaikan karya ilmiah ini banyak sekali hambatan yang dihadapi penulis, baik yang menyangkut keterbatasan waktu, tenaga, pikiran. Namun dengan kesabaran dan kemauan untuk berusaha serta kerja sama yang baik, segala hambatan tersebut dapat segera diatasi.
Pada Kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dalam pembuatan karya ilmiah ini.
Dan pada akhirnya, semoga Penulisan karya ilmiah ini dapat memberikan manfaat dalam menambah pengetahuan dan wawasan yang lebih luas, tidak saja bagi penulis tetapi juga bagi para pembaca pada umumnya.
Depok, April 2015
Penulis
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Dalam sebuah organisasi, menghadapi sebuah tantangan bukanlah suatu hal yang baru.Organisasi menghadapi berbagai tantangan baik yang berasal dari dalam diri organisasi maupun yang berasal dari lingkungan yang merupakan penyebab organisasi harus dirubah.Tantangan yang biasanya dihadapi oleh sebuah organisasi adalah adanya peraturan baru, perubahan kebijaksanaan dari tingkat organisasi yang lebih tinggi, perubahan sistem baru.
Kasus yang akan dibahas pada karya ilmiah ini mengenai sebuah perusahaan yang memiliki permasalahan pada keuangan perusahaan dan salah satu upaya adalah mengurangi pengeluaran keuangan dari sisi asuransi perusahaan. karena biaya yang di keluarkan untuk asuransi kesehataan setiap karyawaan di perusahaan tersebut cukup besar.Banyaknya biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk asuransi kesehataan para pegawai, sehingga perusahaan ingin merubah program asuransi kesehatan pada perusahaan tersebut, yang dulu menggunakan managed care sekarang menjadikonsep Indemnity.
Pemeliharaan kesehatan merupakan kebutuhan bagi setiap orang tanpa membedakan status sosial ekonomi dan sosial.Saat ini negara - negara berkembang terus di tekan agar memperhatikan masalah kesehatan yang merupakan hak azasi manusia, sebagai prioritas dalam pembangunan.
Managed care adalah salah satu jenis produk asuransi kesehatan yang mengintegrasikan pembiayaan dan penyediaan perawatan kesehatan dalam suatu sistem yang mengelola biaya, memberikan kemudahan akses pada seluruh pesertanya sehingga pembiayaan tersebut menjadi efisien dan efektif / tepat sasaran. Tentu saja tanpa meninggalkan standard pelayanan medis yang berlaku.
Sedangkan Indemnity plans merupakan program asuransi kesehatan dimana perusahaan memberikan perlindungan asuransi kepada karyawan dalam bentuk santunan uang tunai sebagai pengganti biaya pengobatan karyawan yang bersangkutan. Jadi dengan sistem indemnity plans ini, perusahaan yang akan menentukan besar budget asuransi yang akan dikeluarkan oleh perusahaan. Tentunya hal ini diharapkan dapat membuat keuangan perusahaan kembali stabil.
Namun, pada sebuah perusahaan, merubah sebuah sistem tidaklah semudah yang diperkirakan.Perusahaan harus memiliki sebuah strategi dalam mengkomunikasikan perubahaan ini kepada seluruh pegawai. Dan dalam sebuah perubahaan pastinya akan memiliki perbedaan pendapat yang belum tentu akan disetujui oleh seluruh pegawai. Karena itu strategi komunikasi yang baik sangat dibutuhkan oleh perusahaan.Komunikasi Organisasi dapat didefinisikan sebagai pertunjukkan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian suatu organisasitertentu.Suatu organisasi terdiri dari dari unit-unit komunikasi dalam hubunganhierarkis antara yang satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan.
1.2 Batasan Masalah
Dalam penulisan ilmiah ini, pembatasan masalah bertujuan agar pokok pembahasan lebih terarah. Adapun pembatasan masalah dalam laporan ini yaitu:
1. Alasan perusahaan merubah sistem asuransi
2. Strategi komunikasi pada perusahaan
3. Program asuransi kesehataan managed care plans dan indemnity plans untuk asuransi kesehatan
1.3 Tujuan
Adapun Tujuan dari penulisan karya ilmiah ini:
• Mengimplementasikan startegi komunikasi yang baik dalam sebuah perusahaan
• Mempelajari perbedaan program asuransi kesehataan antara managed care dengan indemnity plans
• Memahami organisasi yang baik pada perusahaan.
1.4 Sistematika Tulisan Ilmiah
Sistematika penulisan ini merupakan pembahasan singkat dari setiap bab yang menjelaskan hubungan antara bab yang satu dengan bab yang lainnya, yaitu sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN
Pada bab ini dijelaskan mengenai latar belakang penulisan karya ilmiah dan ruang lingkup tujuan tugas serta sistematika penulisannya.
BAB II LANDASAN TEORI
Pada bab ini menjelaskan tentang teori umum mengenai hal-hal yang terkait dengan karya ilmiah ini.
BAB III PEMBAHASAN
Pada bab ini hasil analisa mengenai kasus yang terjadi sesuai latar belakang akan dibahas secara luas. Dan bagaimana strategi perusahaan tersebut dalam mengkomunikasikan perubahan sistem pada asuransi kesehatan di perusahaan tersebut.
BAB IV PENUTUP
Bab ini berisikan tentang kesimpulan dan saran dari penulisan laporan ini.
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Organisasi
Organisasi merupakan salah satu sarana untuk mencapai tujuan perusahaan melalui pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen yang dilakukan seorang pimpinan dengan organisasi yang tercipta di perusahaan yang bersangkutan.
Definisi teori organisasi berfungsi menjelaskan kegiatan dan dinamika kerjasama organisasi dan memberikan tuntunan dalam pengambilan keputusanberdasarkan prediksi akibat pengambilan keputusan tersebut.Menurut Lubis danHusaini (1987) bahwa teori organisasi adalah sekumpulan ilmu pengetahuan yangmembicaraan mekanisme kerjasama dua orang atau lebih secara sistematis untukmencapai tujuan yang telah ditentukan.Teori organisasi merupakan sebuah teoriuntuk mempelajari kerjasama pada setiap individu. Hakekat individu dalamkelompok untuk mencapai tujuan beserta cara-cara yang ditempuh denganmenggunakan teori yang dapat menerangkan tingkah laku, terutama motivasi,individu dalam proses kerjasama.
Organisasi adalah sebagai suatu kesatuan sosial dari sekelompok manusia, yang berinteraksi menurut suatu pola tertentu sehingga setiap anggota organisasimemiliki fungsi dan tugasnya masing-masing, yang sebagai satu kesatuanmempunyai tujuan tertentu dan mempunyai batas-batas yang jelas, sehingga bisadipisahkan secara tegas dari lingkungannya (Lubis dan Husaini,1987).
Dalam berorganisasi yang baik tentunya diperlukan strategi komunikasi yang akan menunjang organisasi tersebut terus berjalan. Tujuan utama dalam mempelajari komunikasi adalah memperbaiki organisasi.Karena memperbaikiorganisasi biasanya ditafsirkan sebagai “memperbaiki hal-hal untuk mencapai tujuanmanajemen”.
2.2. Managed Care Plans
Managed Care adalah suatu sistem pembiayaanpelayanan kesehatan yangdisusun berdasarkan jumlah anggota yang terdaftar dengan kontrol mulaidari perencanaan pelayanan serta meliputi ketentuan :
• Ada kontrak dengan penyelenggara pelayanan kesehatan untukpelayanan yang komprehensif.
• Penekanan agar peserta tetap sehat sehingga utilitasi berkurang.
• Unit layanan harus memenuhi standar yang telah ditetapkan.
• Ada program peningkatan mutu layanan.
Ada 3 bentuk Managed Care, yaitu HMO (Health Maintanance Organization), PPO (Preferred Provider Organization) dan POS (Point of Service).
HMO adalah Organisasi pemelihara kesehatan yang bertujuan untuk mengontrol biaya pemeliharaan kesehatan. AHA mendefinisikan HMO sebagai suatu organisasi yang memiliki tanggung jawab manajemen untuk penyedia pelayanan kesehatan komprehensif berdasarkan pembayaran di muka untuk anggotanya yang terdaftar secara sukarela di dalam suatu populasi tertentu.
PPO adalah Organisasi pengelola perawatan dari dokter, rumah sakit, dan penyedia perawatan kesehatan yang punya perjanjian dengan asuransi atau administrator pihak ketiga untuk menyediakan layanan kesehatan dengan tarif tereduksi
Sedangkan POS adalah jenis rencana asuransi kesehatan di mana Anda membayar lebih sedikit jika Anda menggunakan dokter, rumah sakit, dan perawatan kesehatan lainnya dari penyedia asuransi tersebut. Rencana POS juga mengharuskan Anda untuk mendapatkan rujukan dari dokter perawatan primer Anda untuk melihat spesialis.
2.3. Indemnity Plans
Program asuransi kesehatan jenis ini akan membayarkan santunan atau manfaat asuransi berdasarkan Reimbursement untuk penggantian biaya perawatan, baik biaya perawatan rumah sakit, biaya operasi, maupun biaya dokter. Keunggulan program asuransi Indemnity Plan adalah fleksibilitas di dalamnya, yakni para karyawan bisa menentukan provider baik dokter atau rumah sakit pilihannya.
Selanjutnya, perusahaan asuransi jiwa akan melunasi biaya perawatan kesehatan tersebut setelah karyawan selesai mendapatkan perawatan. Program jenis ini sangat sesuai untuk karyawan dengan mobilitas tinggi, kerap meninggalkan kota asalnya, dan saat membutuhkan pelayanan kesehatan dia dapat memilih provider yang tersedia di kota tersebut.
Umumnya, program asuransi Indemnity Plan menawarkan tiga manfaat kesehatan, yaitu :
• Manfaat perawatan rumah sakit (Hospital Cash Plan Benefit)
• Manfaat perawatan dengan operasi (Surgical Espenses Benefit)
• Manfaat perawatan oleh dokter (Physician Expenses Benefit).
Indemnity Plans pada dasarnya mengutamakan kenyamanan bagi para karyawan dalam memilih rumah sakit atau tempat perawatan yang sesuai bagi mereka.Bila aspek fleksibilitas yang menjadi pertimbangan utama, Indemnity Plans bisa menjadi pilihan yang tepat bagi sebuah perusahaan.
BAB III
PEMBAHASAN
3.1. Perubahan Sistem Asuransi
Perubahan sistem asuransi ini di dasari oleh latar belakang peningkatan biaya asuransi yang selalu meningkat. Pada dasarnya perusahaan sadar bahwa peningkatan biaya ini wajar yang disebabkan faktor eksternal. Namun setelah perusahaan menganalisa, pengeluaran keuangan perusahaan yang paling besar adalah biaya asuransi kesehatan untuk pegawai. Dan karena itu, perusahaan mencari cara untuk meminimalisir biaya asuransi kesehataan tanpa merugikan kepentingan pegawai perusahaan tersebut.
Maka perusahaan merubah sistem asuransi kesehataan yang sebelumnya menggunakan managed care plans dan sekarang menggunakan indemnity plans. Seperti yang sudah dibahas pengertian dari kedua sistem tersebut. Perusahaan berharap biaya berobat setiap pegawai agar lebih hemat dan tepat anggaran.
Perusahaan juga memberikan beberapa kesepakatan untuk sistem asuransi yang baru yaitu indemnity plans, Perusahaan memberikan perlindungan asuransi kepada karyawan dalam bentuk santunan uang tunai sebagai pengganti biaya pengobatan karyawan yang bersangkutan. Dalam hal ini, perusahaan asuransi jiwa akan membayarkan uang pengganti kepada karyawan, atau akan membayarkannya secara langsung kepada rumah sakit/klinik atau dokter yang merawat setelah karyawan yang bersangkutan mendapatkan perawatan kesehatan.
Secara fungsional, fasilitas dan manfaat Indemnity Plans tidak bergantung pada lokasi di mana karyawan mendapatkan pelayanan kesehatan. Sejauh tempat tersebut merupakan jaringan yang telah didaftarkan pada perusahaan asuransi penerbit polis, karyawan bisa mendapatkan fasilitas yang sama. Meskipun demikian, batasan penggantian biaya bergantung pada program yang akan dibeli perusahaan.
3.2. Strategi Komunikasi Perusahaan
Dalam kasus ini perusahaan mempunyai tanggung jawab finansial yang baik karena mereka tentu didukung oleh para investor, agar para investor tidak kecewa maka perusahaan harus mengambil langkah agar tetap stabil (It is been suggested that socially responsible companies perform well financially because they are supported by customers and investors from managing behavior in organizations chapter 2) perusahaan perlu melakukan pemodern-nan cara penyampaian informasi kepada para karyawannya agar perusahaan tersebut dapat terus meningkat (The open systems approach is characteristic of modern-day thinking in the field of OB. It assumes that organizations are self-sustaining—that is, that they transform inputs to outputs in a continuous from managing behavior in organizations chapter 2) karena salah satunya adalah dengan cara melakukan sosialisasi penggantian asuransi ini secara terbuka dari yang tadinya Managed Care Plans Menjadi Indemnity Plans secara berurut dan secara terus menerus dengan melakukan suatu pendekatan dan agar semua karyawan dapat mengerti alasan pihak manajemen perusahaan melakukan pengalihan asuransi tersebut
Sebelum perusahaan melakukan suatu perubahan sistem, maka hal yang pertama yang harus diperhatikan adalah masalah komunikasi. Mengapa? Karena dampak komunikasi inilah yang nantinya akan mempengaruhi pengambilan keputusan. Komunikasi sendiri terdiri dari 2 jenis yaitu komunikasi internal dan komunikasi eksternal. Komunikasi internal adalah pertukaran gagasan antara administrator dan karyawan didalam suatu perusahaan. Sementara komunikasi eksternal melibatkan pimpinan organisasi dengan pihak luar dari organisasi. Dalam kasus ini yaitu perubahan sistem asuransi di sebuah perusahaan maka komunikasi internal yang diterapkan. Karena perubahan sistem asuransi ini melibatkan karyawan maka baik secara langsung maupun tidak langsung komunikasi kepada para karyawan harus berjalan dengan baik. Employee engagement is a matter of concern for leaders and managers in organisations across the globe (kutipan dari Mary Welch Lancashire Business School, University of Central Lancashire, Preston, UK, berjudul The evolution of the employee engagement concept halaman 328) artinya keterlibatan karyawan adalah masalah keprihatinan para manajer di seluruh dunia, mereka mengakui itu akan memengaruhi efektivitas organisasi.
Keterlibatan karyawan merupakan aspek penting dalam perubahan sistem di suatu organisasi maka harus ada “jembatan” antara pihak petinggi organisasi dengan karyawan. The nature of engagement is a significant issue for corporate communicators since they are well-placed to influence workplace attitudes and stimulate employee motivation (kutipan dari Mary Welch Lancashire Business School, University of Central Lancashire, Preston, UK, berjudul The evolution of the employee engagement concept halaman 335), maksudanya adalah keterlibatan ini adalah masalah yang signifikan bagi “komunikator” perusahaan karena mereka ditempatkan dengan baik untuk mempengaruhi kerja, sikap dan memotivasi karyawan.
Hal yang perlu diperhatikan untuk komunikasi didalam organisasi adalah mengetahui siapa yang berkomunikasi, apakah pimpinan dengan staff, kepala bagian staff dengan karyawan staff atau komunikasi antar staff. Secara umum terdapat 3 jenis komunikasi internal yaitu , komunikasi vertical, komunikasi horizontal dan komunikasi diagonal. Komunikasi vertical adalah komunikasi yang melibatkan pimpinan dan staff. Dalam kasus perubahan sistem asuransi ini, komunikasi secara vertical adalah langkah yang pertama sebelum mengkomunikasikan kepada seluruh karyawan. Komunikasi yang dilakukan bersifat downward communication yaitu pimpinan mengadakan rapat kepada para kepala bagian yang membahas tentang perubahan apa yang akan dilakukan.
Didalam suatu organisasi komunikasi adalah proses untuk dapat menentukan karakter dan posisi di sebuah organisasi (we define the prosess of communication and chareacterize its role in organization from Jelard Greenberg Managing Behavior in Organization chapter 8 page 292), untuk mencapai suatu komunikasi yang baik memerlukan sebuah proses penyampaian yang baik dan dilakukan oleh seorang atasan untuk menyampaikannya kepada seluruh bawahannya/ anggotanya (communication as the process by which a person group or organization to transmits somty people information to other person, group or organization from Jerald Greenberg Managing Behavior in Organization chapter 8 page 292).
Setelah mengetahui jenis komunikasi tentunya yang harus diperhatikan selanjutnya adalah cara penyampaian informasi. Cara penyampaian informasi ada beberapa tahap yaitu :
1. encoding
Yaitu tahapan dimana seseorang mengemukakan ide / aspirasi mereka untuk disampaikan kepada yang lainnya di dalam hal ini yang berhak memberikan ide/aspirasi adalah orang orang yang berada di tingkat atas seperti dewan direksi dan dilakukan setelah melakukan analisa yang akurat dan mempertimbangkan dampak positif dan negatifnya (the communication process begin when one party has an idea it wishes to transmit to another from Jerald Greenberg Managing Behavior in Organization chapter 8 page 293)
2. channel of communication
Adalah bagaimana, dengan apa serta saran apa yang dipakai untuk menyampaikan informasi / ide yang ada di tahapan encoding dapat tersampaikan kepada yang menerima dalam hal ini adalah para karyawan (chennels of communication is ready to be transmitted over on or more channel is of communication which information travel to reach the desired receiver Jerald Greenberg Managing Behavior in Organization chapter 8 page 293)
3. receiving feedback
Adalah menerima respond yang didapatkan setelah informasi tersebut sampai kepada para karyawan mengerti dan ada kritisi atau tidak jika ada bisa menyampaikannya bertahap sesuai dengan struktur organisasi yang ada (receiving feedback allow sender to determine whether their messages have been understood properly from Jerald Greenberg Managing Behavior in Organization chapter 8 page 293)
Untuk menyampaikan informasi tersebut menurut kami lebih efisien dengan cara verbal baik dengan menggunakan rapat internal manager dengan dewan direksi maupun dengan rapat manager dengan seluruh anggota/ karyawannya tetapi sebagai pendukung informasi ini dapat dikirim juga melalui chat,telephone atau email (verbal communication that is the process of using words to transmits and receive ideas, a face to face,chat,a phone call or a email from Jerald Greenberg Managing Behavior in Organization chapter 8 page 294)
Kenapa disini kami memilih verbal communication ? alasanya adalah untuk rapat yang dilakukan oleh manager dan seluruh karyawannya adalah agar seluruh karyawan dapat menangkap banyak informasi secara mendetail dan dapat memberikan tanggapan tanpa harus langsung kepada dewan direksi begitu pula akan lebih nyaman pula dengan menyampaikannya lewat managernya karena manager lebih mengetahui karakter dari semua karyawannya walaupun hasil dari informasi itu sudah mutlak dan tidak dapat diganti kecuali dewan direksi yang dapat menggantiknya (some verbal media such a face to face disscussions are considered to be specially rich because they provide vast amouts of in information are highly personal in nature and provide opportunities for immediate feedback from Jerald Greenberg Managing Behavior in Organization chapter 8 page 303).
Kami sepakat manager yang menyampaikannya karena manager merupakan sub ordinate langsung dari atasan / dewan direksi yang langsung mengetahui tentang karyawan dan pasti tau apa yang harus dilakukan (downward communication consist of instruction, direction and order, that’s is messages, telling subordinate what they should be doing from Jerald Greenberg Managing Behavior in Organization chapter 8 page 304) Jadi cara penyampaian manager tersebut harus dengan bahasa yang sangat formal dan serius dalam menyelaskannya agar karyawan dapat mengerti dan menangkap informasi yang telah disampaikan (using needlessly formal language may impose a serious barrier to communication from Jerald Greenberg Managing Behavior in Organization chapter 8 page 311).
Disini pimpinan menjelaskan informasi yang dibutuhkan lalu memberikan instruksi atau perintah kepada para kepala bagian. Dalam kasus ini para kepala bagian bisa kita sebut sebagai Change Agent. Change Agent merupakan pihak yang dipilih oleh perusahaan dan bertugas untuk mengomunikasikan suatu perubahan yang ingin dilakukan oleh perusahaan kepada semua pegawai yang ada dalam perusahaan tersebut. Setelah pembentukan Change Agent lalu proses berikutnya adalah menyampaikan informasi dari pimpinan kepada masing-masing karyawan sesuai dengan divisinya. Change agent bisa membuat rapat internal untuk membicarakan mengenai perubahan sistem asuransi yang akan diterapkan. Hal yang harus diperhatikan lagi adalah seorang Change Agent harus meyakinkan para karyawan agar perubahan sistem yang dilakukan merupakan keputusan terbaik yang harus diambil. Karena dengan bertahannya sistem asuransi lama yaitu managed care, perusahaan mengalami kerugian yang bisa berdampak pada pemutusan hubungan kerja (PHK) secara missal. Pada proses ini tidak akan berjalan secara mulus karena pasti ada perdebatan dari para karyawan.
BAB IV
PENUTUP
4.1 Simpulan
Komunikasi merupakan kunci utama suatu organisasi. Maka dari itu diperlukan adanya strategi komunikasi untuk mengelola dan menyelesaikan masalah-masalah serta target dari suatu organisasi. Strategi komunikasi juga memiliki peranan penting ketika suatu perusahaan akan melakukan perubahan sistem yang sudah ada karena perubahan sistem yang terjadi pada perusahaan tidak selalu bisa diterima oleh setiap pegawai. Hal yang paling penting dalam mengkomunikasikan tentang perubahan sistem ini adalah masalah penyampaian informasi. Penyampaian informasi harus dilakukan secara bertahap yaitu mulai dari mengemukakan ide dan gagas (encode), lalu menyampaikan ide (channel communication) dan menerima respond (receiving feedback). Salah satu cara yang bisa dipakai adalah membuat sebuah change agent. Change agent sendiri merupakan pihak yang dipilih oleh perusahaan dan bertugas untuk mengomunikasikan suatu perubahan yang ingin dilakukan oleh perusahaan kepada semua pegawai yang ada dalam perusahaan tersebut. Change agent terbentuk dari sebuah rapat internal antara pimpinan dengan masing-masing kepala divisi yang nantinya kepala divisi akan menjelaskan secara rinci kepada karyawan sesuai dengan divisinya. Komunikasi yang dilakukan secara verbal communication lebih bisa diterima alasannya adalah dengan adanya rapat yang dilakukan oleh kepala divisi dan seluruh karyawannya bertujuan agar seluruh karyawan dapat menangkap banyak informasi secara mendetail dan dapat memberikan tanggapan tanpa harus langsung kepada dewan direksi begitu pula akan lebih nyaman pula dengan menyampaikannya lewat managernya karena kepala divisi lebih mengetahui karakter dari semua karyawannya.
DAFTAR PUSTAKA
Jerald Greenberg. 2005. Managing Behavior in Organization. Prentice hall: New Jersey. Chapter 8.
Jerald Greenberg. 2005. Managing Behavior in Organization. Prentice hall: New Jersey. Chapter 2.
Zwanziger, Jack and Glenn A. Melnick. 1996. “Can managed care plans control health care costs?”. Health Affairs.
Leonardo Budi H. 2012. Teori Organisasi Suatu Tinjauan Perspektif Sejarah. Universitas Pandanaran : Semarang.
Lubis, Hari & Huseini, Martani, (1987). Teori Organisasi; Suatu Pendekatan Makro. Pusat Antar Ilmu-ilmu Sosial UI: Jakarta.
